Hou je mailbox onder controle in 3 gemakkelijke stappen!

Ben je soms kostbare tijd kwijt op zoek naar een bepaalde mail? Zie je door de bomen het bos niet meer? Of jah in dit geval de mails niet!

Wel ik heb een super tip voor jou, en dat is: MAILBOX OPRUIMEN!

Net zoals je op een chaotische werkplek vaak belangrijke papieren misplaatst, is hetzelfde waar met je postvak in.

Want zeg nu eerlijk, 70% van de mails die we binnenkrijgen zijn overbodig. Die kunnen meteen geklasseerd worden. Maar het is natuurlijk niet de bedoeling om zomaar mails weg te doen. En met spam mails verwijderen alleen, zal je productiviteit niet stijgen.

Laat me je vertellen hoe het wel moet! Sinds ik dit doe, heb ik meer tijd over voor andere dingen. En heb ik ook gewoon meer rust in mijn hoofd. En dat allemaal door je mailbox onder controle te houden in 3 gemakkelijke stappen!

Stap 1: Filter je mailbox

De eerste stap is je mailbox filteren op rommel.

Je hebt je hoogstwaarschijnlijk ingeschreven voor nieuwsbrieven die je nu niet meer zo interessant vindt. Zeg deze mailings op. Dit kan je gemakkelijk doen door de “Unsuscribe” of “Uitschrijven” link onderaan in de nieuwsbrief.

Doe hetzelfde met reclame van de webshops waar je af en toe iets koopt.

Meldingen van je website, social media accounts, online tools, en dergelijke, kan je ook meteen wissen. Stel deze accounts dan zo in, dat je enkel de belangrijke meldingen ontvangt.

Overbodige mails wissen alleen is niet genoeg. Verander ook echt de instellingen voor de meldingen die je krijgt. En zorg er in de toekomst ook voor dat je het vakje voor reclame uitvinkt wanneer je jezelf ergens registreert.

Stap 2: Maak mappen

Verdeel je mailbox in mappen die relevant zijn voor je onderneming, en verplaatst al je e-mails naar de juiste map.

Bijvoorbeeld:

• Facturen
• Offerte aanvragen / Samenwerkingen
• Informatie aanvragen
• Administratie
• ASAP beantwoorden
• Klant A
• Klant B
• Leverancier A
• Leverancier B
• Overige

Voor je boekhouding is het handig als je facturen meteen in de juiste map op je computer of in de cloud zet. Maar de mails waarbij die facturen in bijlagen zaten moet je ook zeker bijhouden. Al is het maar voor de extra informatie die daar vaak bij zit. Maak hier dus zeker een aparte map voor in je mailbox.

Lees ook: Waarom je vandaag nog Dropbox moet installeren!

Soms kunnen we het niet laten om onze mails te checken wanneer we eigenlijk niet veel tijd hebben om deze meteen te beantwoorden. Maak daarom een map met alle belangrijke e-mails die je nog moet beantwoorden. Doorloop deze 1-2 keer per dag.

Heb je grote, terugkerende klanten, dan kan je alle correspondentie met die klant in één map zetten. Zo heb je alle informatie altijd gemakkelijk bij de hand. Zonder heel je mailbox ondersteboven te halen op zoek naar wat je Klant A nu weer had beloofd.

Er zijn altijd nog “overige” mails. E-mails die je niet wilt wissen, maar die ook niet thuishoren in de veelvoorkomende, belangrijke mappen.

Dit zijn slechts een aantal algemene voorbeelden. Welke mappen jij aanmaakt hangt volledig af van wat er zich zoal afspeelt in jouw business en in jouw mailbox.

Stap 3: Onderhoud je mailbox

Dit systeem werkt alleen als je de mailbox opgeruimd houdt. Als je alles meteen en juist klasseert.

Het bespaart je zó veel kostbare tijd wanneer je werkt met een opgeruimde mailbox. Zeker de moeite dus om hier in het begin even wat tijd in te investeren. En om nieuwe gewoontes aan te leren.

Lees ook: Waarom een ochtendroutine een must is voor ondernemers

Heb je op dit moment te weinig tijd om je mailbox zelf op te ruimen? Neem dan iemand aan om dit werk voor jou te doen.

Een Virtual Assistant kan bijvoorbeeld jouw mailbox opruimen, en tegelijkertijd ook algemene informatie aanvragen beantwoorden. Zo hoef jij enkel nog de belangrijke e-mails te behandelen.

Heb jij al gedacht aan je mailbox opruimen?
Heb jij nog tips over wat helpt bij jou om je mailbox onder controle te houden?
Ik lees het graag in de reacties!

Graag meer productiviteitstips? Download mijn GRATIS e-boek: 99 praktische tips voor meer productiviteit in je #MomBossLife.

Uitgelichte afbeelding: Chris Blonk via Unsplash