Haast iedereen herkent het wel, je kantoorruimte of (thuis) werkplek die een rommelige, chaotische plek geworden is. Zeker nu we al een jaar veel meer vanuit huis werken door de pandemie, lijkt het lastiger te zijn om je werkplek netjes te houden omdat je kantoor ineens een onderdeel is geworden van je privéruimte.
Werk je nog wel op kantoor? Dan is er vaak een clean desk policy, dat wil zeggen dat aan het einde van de werkdag je bureau leeg is….echt leeg. Dat je een opgeruimd kantoor achterlaat. Geen rondslingerende (vertrouwelijke) documenten en bij flexwerken kan de volgende dag ook een andere collega meteen van de werkplek gebruikmaken.
Daarnaast is het een feit dat een rommelige werkplek onrust in je hoofd geeft en dat je minder productief kunt werken.
Dus laten we eens gaan kijken hoe we een opgeruimd kantoor (of werkplek) kunnen creëren en behouden, zodat je ook rust in je hoofd krijgt en productiever en efficiënter kan gaan werken.
Ik heb hiervoor 5 tips:
Tip 1 Eerst goed alles opruimen volgens Marie Kondo
We kennen Marie Kondo vooral van het netjes en overzichtelijk vouwen van kleding (wat helpt, ik kan het uit eigen ervaring zeggen!), maar haar gedachtegang is ook toe te passen in een kantoorruimte.
Dat begint met het echt eerst goed opruimen van de plek. Gooi alles weg wat niet meer nodig is, of geef het weg aan een goed doel. Echt even de bezem erdoor! Pak hiervoor echt je focus en doe het niet tussen andere klusjes door.
Tip 2 Inrichten en sorteren per categorie
Na het goed opruimen gaan we nog even door op de methode van Marie Kondo. We gaan namelijk de spullen in je kantoorruimte per categorie sorteren. Maak hierbij bijvoorbeeld gebruik van mooie en handige opberg & organize producten.
Dat wil zeggen dat je bijvoorbeeld schrijfwaren zoals pennen en potloden bij elkaar legt, kleine kantoorartikelen zoals een nietmachine, perforator en ontnieter bij elkaar en allerlei papierwaren zoals printpapier, schrijfblok, notitieblok.
Werk je nog veel met papier in plaats van digitaal? Zorg dan voor een paar bakjes op je bureau zodat je kunt sorteren op bijvoorbeeld “ingekomen post”, “actie” en “archiveren”. Is er een clean desk policy? Dan pak je deze bakjes aan het einde van de werkdag zo op en berg je ze op in de daarvoor bestemde kast of locker.
Tip 3 Geef alles een vaste plek
Het klinkt misschien logisch, maar toch gebeurt het vaak niet. Dat spullen een vaste plek krijgen en ook houden. Als alles een vaste plek heeft en je legt de spullen na gebruik ook altijd meteen terug dan scheelt het tijd met zoeken en dat geeft rust in je hoofd en een opgeruimd gevoel. En dan hoef je aan het einde van de werkdag niet weer alles in 1 x op te ruimen.
Tip 4 Richt je kantoor inspirerend in zonder afleidingen
Ook hier houden we de gedachtegang van Marie Kondo erin. Zij geeft namelijk aan dat je in huis niets bewaart waar je niet blij van wordt. Oftewel, je houdt alleen de spullen die “spark joy” geven.
Dit kun je ook in een kantoorruimte toepassen. Zet geen overdaad aan spullen neer waar je niet persé blij van wordt en die ook nog eens voor afleiding kunnen zorgen. Het doel is om je kantoorruimte zo in te richten dat je hier met een rustig hoofd, zonder allerlei externe prikkels, effectief en productief kunt werken.
En daarnaast, wat er aan spullen niet staat hoef je ook niet op te ruimen. Handig toch?
Tip 5 een oplossing voor al die post-its
Ook dit is vast herkenbaar. Zo’n werkplek waar het hele computerscherm en bureau volgeplakt zit met post-its in alle kleuren van de regenboog. Dit draagt natuurlijk niet bij aan een rustige, inspirerende omgeving zonder prikkels en zeker niet aan een clean desk policy.
Probeer eens een online planningstool zoals Trello. Ik dacht dat het voor mij niet zou werken, ik had ook overal briefjes, maar ik ben helemaal om! Het is gewoon gratis en je kunt er ook nog eens je creativiteit in kwijt. Je kunt meerdere borden aanmaken en daarbinnen kun je kaarten aanmaken. Naast het gebruik voor plannen van to-do’s of overzichtelijk maken van projecten kun je ook een bord maken voor je ideeën.
En je hebt dus geen briefjes meer nodig!
Denk je nu, dit heb ik allemaal geprobeerd maar het lukt me niet? Begin dan klein. Ruim eerst een laatje op of een bepaalde plek op je bureau. Doe dit elke dag 15 minuten voordat je begint met werken of als afsluiting en na een paar dagen heb je toch alles opgeruimd. Ondertussen zul je na elke stap ervaren wat het voor jou doet en raak je gemotiveerder om verder met deze tips aan de slag te gaan!
Vind jij het moeilijk om een opgeruimd kantoor te creëren & behouden? Wat vind je er precies lastig aan? Reageer onder dit artikel 😉
Deze blog is geschreven door Diana Monteny:
Diana Monteny was als kind al bezig met haar kamer op te ruimen en te ordenen. Structuur en orde zijn altijd vanzelfsprekend voor haar geweest. Nu helpt ze jou graag met het opruimen van je huis, je schuur, je kledingkast, tot je papieren of digitale administratie. Van een opgeruimd kantoor tot een overzichtelijke bijkeuken. Diana is ook een expert in efficiënt verhuizen, en helpt jou daar ook heel graag mee.
Website: debezemdoorjeleven.nl
Facebook: De Bezem door je Leven – Professional Organizer
Instagram: De bezem door je leven
Linked In: Diana Monteny
Deze artikels vind je ongetwijfeld ook erg interessant!
- Thuis werken in pyjama?
- 10 grootste tijdvreters en hoe jij ervan af geraakt
- Boost je productiviteit met deze 10 tools voor ondernemers
- Mailbox opruimen in 1-2-3
- Waarom een fijne werkplek thuis een must is voor je bedrijf!
- Time Management tips die je leven kunnen veranderen
- 4 x waarom je een maaltijdplanner nodig hebt & GRATIS download!
- Voorkom een burn-out!
Pin dit artikel voor later! 👇🏻
Foto’s: Petrina Derksen